Jak szyfrować załączniki?

W związku ze zmianami w ochronie danych osobowych szczególny nacisk należy położyć na przekazywanie danych osobowych za pomocą poczty elektronicznej.

W związku z tym, że przesyłanie danych osobowych otwartym tekstem w treści maila nie jest bezpiecznym sposobem na przekazywanie informacji, zaleca się ich zaszyfrowanie.

Jednym ze sposobów może być przekazywanie danych w postaci zaszyfrowanego załącznika. Poniższy wpis pokaże, jak można w kilka minut wdrożyć darmowe, działające i skuteczne rozwiązanie szyfrowania dowolnych plików.

Instalujemy program do tworzenia i szyfrowania archiwum

W poniższym wpisie wykorzystamy darmowy program 7-ZIP do kompresji z możliwością zabezpieczania archiwum hasłem.

Program można pobrać ze strony https://www.7-zip.org/

Po wejściu na stronę należy pobrać wersję 32-bitową lub 64-bitową w zależności od posiadanego systemu operacyjnego, jest to o tyle ważne, że niewłaściwa wersja nie doda nam do menu kontekstowego systemu odpowiednich opcji archiwizacji.

Wersję systemu można podejrzeć w menu Windows: Ustawienia > System

Jak szyfrować pliki przed wysłaniem?

Po pobraniu i instalacji, pod prawym przyciskiem myszy pojawią się dodatkowe opcje związane z programem 7-Zip, między innymi 'Dodaj do archiwum’

Jeśli mając plik, który chcemy przekazać, wybierzemy opcję 7-Zip > Dodaj do archiwum, będzie możliwość podania hasła, którym plik zostanie zabezpieczony przed otwarciem.

Należy zwrócić uwagę na dwie opcje dostępne w tym menu:

• Format archiwum: opcja ta powinna być ustawiona na 'zip’, jest to standardowy sposób archiwizacji używany przez system Windows i rozpoznawany również przez inne systemy operacyjne
• Metoda szyfrowania: Mimo, że metoda AES-256 jest metodą bezpieczniejszą, to ustawienie tej opcji może spowodować, że odbiorca nie posiadający programu 7-Zip lub innego programu do obsługi archiwum niż standardowe rozwiązania Windows nie będzie w stanie rozpakować pliku. Dlatego w większości przypadków zaleca się ustawienie metody szyfrowania na ZipCrypto

Po wprowadzeniu hasła i zatwierdzeniu OK otrzymamy spakowany plik, którego treść będzie zabezpieczona przed odczytaniem, należy zwrócić uwagę aby nazwa pliku nie zawierała w sobie chronionych danych, ponieważ nazwy plików w archiwum zabezpieczonym hasłem są widoczne.

Dodatkową korzyścią stosowania tej metody jest możliwość stworzenia archiwum z kilku plików tworząc „paczkę” danych.

Opisana metoda jest szybka do wdrożenia i skutecznie zabezpiecza treść załączników przed niepowłanym dostępem, oczywiście warto stosować hasła o odpowiednim poziomie skomplikowania i przekazywać je w sposób bezpieczny innymi kanałami komunikacji.